Čeprav sogovornik morda ne izreče niti ene same besede, je sporočilo pogosto zelo jasno:
“Nekaj drugega je zame trenutno pomembnejše od tega pogovora.”
Prav zato digitalni bonton postaja ena najpomembnejših oblik
poslovnega bontona sodobnega časa.
Prisotnost pomeni več kot fizično sedenje za mizo
Poslovni sestanek ni zgolj izmenjava informacij. Je gradnja
zaupanja, poslušanje, razumevanje sogovornika in sprejemanje odločitev.
Ko pozornost večkrat prekinjajo telefon, pametna ura ali
druga digitalna naprava, se zgodi nekaj zanimivega:
- sogovornik
dobi občutek, da ni v središču vaše pozornosti, - pogovor
izgublja dinamiko, - zmanjšuje
se občutek spoštovanja, - težje
gradimo zaupanje.
Raziskave kažejo, da že sama prisotnost telefona na mizi
povečuje občutek motenj in zmanjšuje kakovost osebne komunikacije, tudi če
telefona sploh ne uporabljamo.
Telefon na mizi ni nevtralno sporočilo!
Veliko ljudi telefon položi na mizo povsem nezavedno.
Morda zato, ker je tako navajenih.
Morda zato, ker ga želijo imeti pri roki.
Toda poslovna komunikacija temelji tudi na neverbalnih
sporočilih.
Telefon na mizi lahko sogovornik razume kot:
- da pričakujemo nekaj pomembnejšega,
- da smo pripravljeni kadarkoli prekiniti pogovor,
- da naše pozornosti nima v celoti.
Gre za drobno podrobnost, ki lahko pomembno vpliva na vtis
profesionalnosti.
Pametne ure – še bolj neopazen motilec
Če so telefoni že postali del našega vsakdana, so pametne
ure prinesle novo dimenzijo motenj.
Kratek pogled na zapestje traja le sekundo ali dve.
Toda sogovornik tega pogosto ne razume kot preverjanje ure,
temveč kot preverjanje sporočil.
Pogosti pogledi na pametno uro lahko ustvarjajo vtis:
- nestrpnosti,
- dolgočasja,
- nezainteresiranosti,
- želje,
da bi se sestanek čim prej zaključil.
Študije s področja pozornosti kažejo, da lahko obvestila na
pametnih urah še hitreje preusmerijo pozornost kot obvestila na telefonu, saj
so naprave neposredno na telesu in sprožijo skoraj refleksni pogled na
zapestje.
Kaj storiti, če res pričakujemo nujen klic?
Seveda obstajajo izjeme.
Vodja proizvodnje morda pričakuje klic zaradi okvare.
Starš čaka informacijo iz vrtca ali bolnišnice.
Direktor spremlja izredne razmere.
Takrat zadostuje nekaj sekund iskrenosti že na začetku
sestanka.
Na primer:
»Opravičujem se že vnaprej. Pričakujem nujen klic. Če
zazvoni telefon, bom za minuto prekinil sestanek.«
Takšna napoved pokaže spoštovanje do vseh prisotnih.
Ljudje praviloma nimamo težav z nujnimi situacijami.
Moti nas predvsem občutek, da nekdo brez pojasnila namenja
več pozornosti svoji napravi kot ljudem okoli sebe.
Še nekaj sodobnih “motilcev”
Digitalni bonton danes zajema precej več kot le telefon.
Pozornost lahko nehote odvračajo tudi:
- glasna
vibracija telefona na leseni mizi, - prižiganje
zaslona ob vsakem obvestilu, - tipkanje
med predstavitvijo, - odgovarjanje
na elektronsko pošto med sestankom, - nošenje
brezžičnih slušalk v enem ušesu, - branje
obvestil na prenosnem računalniku, medtem ko govori sogovornik, - odpiranje
družbenih omrežij med sestankom, - prekinjanje
pogovora zaradi nepomembnih obvestil.
Vsaka od teh navad sporoča isto: pozornost je razdeljena.
Največ spoštovanja pokažemo z eno preprosto gesto
Najbolj profesionalna rešitev je presenetljivo preprosta.
Telefon pospravimo v torbo ali žep.
Pametno uro preklopimo v tihi način oziroma izklopimo
nepotrebna obvestila.
Prisotnim namenimo svojo polno pozornost.
Morda se zdi malenkost.
Toda prav takšne malenkosti pogosto odločajo, ali bomo
pustili vtis profesionalne, spoštljive in zaupanja vredne osebe.
V poslovnem svetu si ljudje pogosto zapomnijo predvsem to,
kako so se ob nas počutili.
In občutek, da smo nekomu namenili svojo popolno pozornost,
ostaja ena najmočnejših oblik spoštovanja.
📚 Literatura in viri
- Dwyer, R. J., Kushlev, K., & Dunn, E. W. (2018). Smartphone use undermines enjoyment of face-to-face social interactions. Journal of Experimental Social Psychology.
- Schlachter, S., McDowall, A., Cropley, M., & Inceoglu, I. (2021). Present-but-online:
How mobile devices may harm purposeful co-presence in organizations.
European Management Journal. - “Il Galateo” (1558) – renesančni vodnik bontona
- Brodeur, M. et al. (2021). Smartwatches are more distracting than mobile phones
while driving. Accident Analysis & Prevention. (Raziskava lepo
ponazarja, kako hitro pametna ura preusmeri pozornost.) - Pew Research Center (2015). Americans’ Views on Mobile Etiquette. Raziskava
je pokazala, da velika večina ljudi uporabo telefona med sestanki dojema
kot neprimerno in motečo.
Še več zanimivih blogov najdene tukaj.
