Vodenje evidenc o izrabi delovnega časa je postalo obvezno leta 2006, ko je začel veljati matični Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV).
Do sprejetja novele ZEPDSV-A (torej 17 let) se področje ni spreminjalo ali dopolnjevalo. Zahteva po dnevnem beleženju in evidentiranju sicer ni novost, se pa zahtevano število podatkov sedaj širi.
Objava tukaj
Od 20. novembra 2023 se morajo upoštevati tudi novosti, ki se tičejo le vodenja evidence o izrabi delovnega časa, torej začeti podrobneje beležiti delovni čas.
V današnjem času vodenje zakonitih evidenc o izrabi delovnega časa, lahko to delodajalcem pogosto povzroča izzive.
Izhajamo iz stališča, da veliko delodajalcev dopušča večjo svobodo pri organiziranju dela in ali dela od doma. Večja svoboda zaposlenih pa lahko v odsotnosti jasno zapisanih pravil delovnega časa privede do večjega tveganja za delodajalce. Delodajalec je namreč tisti, ki mora poskrbeti, da so pravila upoštevana in podatke vezane na delovni čas tudi dnevno beležiti v evidenco o izrabi delovnega časa.
Podjetja in zaposleni v prihodnjih treh mesecih lahko pošiljajo vprašanja in komentarje glede evidenc na e-mail: evidence.mddsz@gov.si
Nekaj najpogostejših vprašanj?
- Kako naj omogočimo delavcu vpogled v evidence in ali jih je potrebno obveščati?
O podatkih iz evidence izrabe delovnega časa je delavca potrebno obveščati enkrat mesečno – do konca plačilnega dne.
Lahko pa delavcem z aplikacijo Hermes omogočimo stalni elektronski dostop in vpogled v evidence o izrabi delovnega časa, na ta način je obveznost tedenskega in mesečnega obveščanja že izpolnjena.
Če delavec nima neposrednega elektronskega dostopa, lahko po novem tedensko zahteva izpis podatkov iz evidenc.
2. Ali lahko delavcem pošljemo evidence na e-naslov?
Da, če delodajalec zagotavlja e-naslov
3. Za koga moramo poleg redno zaposlenih delavcev še voditi evidence?
Za vsakogar, ki delo opravlja osebno in je vključen v delodajalčev delovni proces ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del njegovega delovnega procesa.
Delodajalec mora voditi evidenco o izrabi delovnega časa tudi za poslovodjo ali prokurista, ki v podjetju nista zaposlena, ampak delo opravljata na podlagi pogodbe civilnega prava, če delo opravljata osebno in sta vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljata sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.
Enako velja za izvajalce po avtorski in podjemni pogodbi.
Podajamo primer: Vaše podjetje ima zunanje računovodstvo in k vam prihaja računovodkinja 1 x na teden. Če opravlja delo na vašem računalniku (delovnih sredstvih), bi zanjo za ta čas morali voditi evidenco. Če bi delala na svojem računalniku ni potrebno voditi evidence, ker ne izpolnjuje pogojev in ni vključena v delovni proces (ne uporablja delovnih sredstev podjetja).
4. Ali mora delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa tudi za direktorja?
Kadar ima direktor sklenjeno poslovodno pogodbo po 73. členu ZDR-1, se lahko po 157. členu ZDR-1 z delodajalcem v pogodbi o zaposlitvi drugače dogovorita in uredita delovni čas kot je nočno delo, odmor, dnevni in tedenski počitek, ne glede na določbe ZDR-1, vendar pod pogojem, da delovnega časa ni mogoče vnaprej razporediti, oziroma če si delavec lahko razporeja delovni čas samostojno in če sta mu zagotovljena varnost ter zdravje pri delu.
Poleg tega ima lahko direktor v pogodbi o zaposlitvi določeno fiksno mesečno plačo, ki že vključuje vse dodatke (na primer dodatek za nadurno, nedeljsko, praznično, nočno delo ipd.). Ob izpolnjevanju teh pogojev delodajalcu za direktorja ni potrebno voditi dela evidence o izrabi delovnega časa, ki zajema čas prihoda, odhoda, odmor, skupno število opravljenih ur in dodatke. Voditi pa mora del evidence, ki se nanaša na odsotnost, na primer odsotnost zaradi letnega dopusta, bolniškega staleža in podobno, za kar direktorju pripada nadomestilo plače.
5. Ali se za zunanje izvajalce vodi le podatek o prihodu in odhodu ali tudi odmor?
Ni potrebno voditi odmorov, saj niso plačani po urah, torej so zanje ključni prihod, odhod, skupaj ure. Razen pri študentskem delu, kjer pa je treba spoštovati odmore in počitke, ki veljajo po ZDR-1.
6. Moramo voditi evidence za študente?
Tudi za študente mora delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa in v njej voditi podatek o času prihoda in odhoda ter skupnem številu opravljenih ur na dan.
Glede delovnega časa, odmora in počitkov morate spoštovati določbe ZDR-1 (spoštovati je potrebno odmore in počitke, čeprav je to čas, ki se ne všteva v plačan čas študentskega dela).
7. Ali mora delodajalec evidentirati odmor s točnim časom odhoda in prihoda?
Ni potrebno. ZEPDSV-A določa, da mora delodajalec evidentirati izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom. To pomeni, da ne potrebuje evidentirati točnega časa odhoda in prihoda z odmora. Če je delavec odmor izrabil, mora biti ta evidentiran vključno s podatkom o njegovem trajanju.
8. Kako se evidentira odmor, ko delavci ne zapuščajo poslovne stavbe? Na primer, ko malicajo v pisarni.
ZEPDSV-A od delodajalca zahteva evidentiranje odmora med delovnim časom, če ga delavec izrabi.
Zahteva po evidentiranju pa ni pogojena s tem, kje je bil odmor izrabljen. To pomeni, da je delavec imel odmor (v pisarni) in ga mora zato evidentirati.
9. Čas evidentiranja imamo nastavljeno tako, da se zaokrožuje prihode in odhode na 15 minut. Ali lahko to še naprej uporabljamo?
Delodajalec mora evidenco o izrabi delovnega časa voditi z dejanskimi podatki. Poudarek je na tem, da mora evidenca ustrezati realnemu stanju. Od 20. novembra 2023 mora delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati točen čas prihoda in točen čas odhoda delavca z dela. To pomeni, da zaokroževanje časa na 15 minut ni dovoljeno. Če delavec pride v službo ob 8.15, je to točen čas prihoda in ne 8.00.
10. Ali je delodajalec v prekršku, če delavec odmora ne bo imel evidentiranega?
Delovnopravna pravila glede odmora med delovnim časom, ki jih določa ZDR-1, se z uveljavitvijo ZEPDSV-A ne spreminjajo. Od 20. novembra 2023 mora delodajalec odmor le še evidentirati.
Kadar delavec odmora ne izrabi, ga tudi ne sme imeti evidentiranega. Če pa ga bo izrabil, ga mora tudi evidentirati.
11. Kako se evidentira delovni čas terenskih delavcev, službenih poti …
- Terenski delavci
Enako kot na sedežu delodajalca z vsemi podatki: torej točen čas prihoda, odhoda, podatek o odmoru, dodatkih in odsotnostih.
Novost je, da morajo imeti evidenco o izrabi delovnega časa na kraju opravljanja dela, torej na terenu, fizično tudi s seboj – to je lahko na listu papirja, na telefonu, kjer je možnost vpogleda inšpektorja.
V praksi pomeni, da mora delodajalec arhiv evidenc o izrabi delovnega časa hraniti na sedežu podjetja. Tekočo evidenco pa morajo imeti delavci ob sebi, torej tam kjer delajo. Evidenco lahko imajo delavci sami ali pa nekdo za njih (na primer delovodja).
Po pojasnilih ministrstva za delo zadostuje, da imate na kraju opravljanja dela dnevno evidenco.
- Če ima podjetje vzpostavljen registracijski terminal na sedežu, ali se morajo pred odhodom na teren evidentirati ali lahko gredo denimo od doma do prve lokacije dela?
Če je dogovor z delodajalcem, da jim ni treba, potem ne. Vse je odvisno od tega, od kod gredo na teren.
- Ali se mora voditi evidenco o izrabi delovnega časa na službeni poti?
Tudi na službeni poti se mora voditi evidenca o izrabi delovnega časa. Ker efektivni delovni čas na službeni poti ni nujno enak trajanju službene poti, se mora delavcu omogočiti, da se na potni nalog ali prilogo k potnemu nalogu za vsak dan službene poti zapiše efektivni delovni čas.
Od 20. novembra 2023 mora delodajalec efektivni delovni čas na službeni poti vnašati v evidenco o izrabi delovnega časa s točnim časom odhoda, prihoda, odmorom in podobno. Te podatke pa mu lahko sporoči delavec tako, da jih pri potnem nalogu nekam zapiše ali vnese.
Potni nalog je računovodska listina, na podlagi katere delodajalec obračuna stroške na službeni poti in delovnopravna listina, ker se z njo delavcu odredi službeno pot, se ga napoti na kraj, kdaj – datum in s čim.
Priporočamo še branje Prazniki, dela prosti dnevi in šolske počitnice
